Hoe jij jouw administratie kunt vereenvoudigen met software

Overzichtelijke administratie is niet alleen van belang als je tijd wilt besparen, maar het zorgt er ook voor dat je niet onverhoopt vergeet om een factuur te versturen. De marges in de rijschoolwereld zijn al niet hoog en ieder niet gereden lesuur betekent minder inkomen. Het vereenvoudigen van administratie is daarom een echte must voor iedere rijschool. Want één vergeten lesuur betekent al snel dat je de aankomende vier lessen geen winst meer maakt. Het vereenvoudigen van administratie kan heel simpel met rijschoolsoftware. Wist je trouwens dat je de kosten van de software vaak al terugverdient met één vergeten te factureren lesuur?!

De wijze waarop je administratie bijhoudt veranderd constant. Wanneer je vroeger veelal je administratie verwerkte op papier, gaat tegenwoordig alles digitaal via computer of laptop. Veel handelingen worden eenvoudiger doordat ze door speciale software worden geautomatiseerd.

Leerlingen toevoegen

Overzicht creëren in een papieren agenda, logboek of Excel bestand kan soms ingewikkeld zijn. Je kunt snel het overzicht verliezen, de verkeerde gegevens noteren of je moet handelingen zelfs dubbel doen. Met rijschoolsoftware doe je geen dubbele handelingen meer en zelfs het toevoegen van een nieuwe leerling kan geheel automatisch verlopen. Je hoeft enkel een inschrijfformulier dat gekoppeld is aan de software te plaatsen op je website. De nieuwe leerling vult zelf zijn gegevens in en zonder dat jij eraan te pas hoeft te komen staat de leerling in het systeem, klaar om te starten met zijn of haar opleiding.

Lessen inplannen

Het inplannen van lessen is afhankelijk van diverse factoren; zo moeten zowel de leerling als de instructeur als het voertuig op hetzelfde moment beschikbaar zijn. Dan kan het ook nog zo zijn dat een leerling op het laatste moment een rijles afzegt, een instructeur ziek is of een voertuig nog voor onderhoud bij de garage staat. In al die gevallen is het van belang dat je planning kloppend is. Stel dat je dat in een papieren agenda bijhoudt, dan kost het nogal wat corrigeerwerk om dat continu allemaal actueel te houden. Software is daarbij een uitkomst. Hiermee kun je eenvoudig alle afspraken van alle instructeurs in één overzicht zien, per dag en per week. Ook hebben voertuigen een eigen ‘voertuigagenda’. Ook kunnen instructeurs eenvoudig onderweg een vervolgafspraak plannen met de leerling, zelfs als de afspraak wordt gepland voor een collega-instructeur. En met software kan het nog makkelijker, je kunt zelfs de leerling zelf de lessen laten plannen.

Lessen registreren voor factureren

Op het moment dat je de lessen tijdig hebt geregistreerd, moet je daar natuurlijk ook een factuuroverzicht van maken. En doe je dat in een papieren agenda, dan moet je altijd door alle lessen bladeren en alle dagen verzamelen waarop je lessen met een leerling hebt gehad. Met een leskaart per leerling heb je al meer overzicht. Maar ook hierbij geldt: als er wijzigingen inzitten die jij of je instructeurs niet goed hebben geregistreerd, dan is het heel makkelijk om een les over het hoofd te zien en dus ook niet te factureren. Dat is natuurlijk er jammer. Want een rijles missen, kost je meer dan je denkt.

Zeker omdat de marges in de rijschoolwereld niet heel hoog zijn. Met name bij rijlessen zijn de kosten hoog, denk naast kosten voor de instructeur en het kantoor ook aan kosten voor alle brandstof, afschrijvingen, wegenbelasting en onderhoud van het voertuig. Dit alles bij elkaar maakt dat er op één lesuur niet veel verdient kan worden. Dus als je ook maar één rijles vergeet te factureren, betekent dat algauw dat je vier andere lessen niets meer verdient. Dat geeft dus wel de urgentie aan van een goede administratie.

Verzenden van facturen

Het factureren van rijlessen, theorielessen en examens kan op veel verschillende manieren. Veel rijscholen werken met een lespakket, waarbij de leerling aan de start van zijn rijopleiding een aantal lessen koopt die hij of zij gedurende de rijopleiding opmaakt. Met rijschoolsoftware heb je altijd grip op je facturen. Stuur automatische facturen, aanmaningen en betalingen. En stuur je daarnaast gemakkelijk offertes die je direct kunt opvolgen. Ook loopt je administratie altijd synchroon met je boekhouding. Elke les in de rijschool agenda staat dus gegarandeerd ook op een factuur.

De administratie van lespakketten

Lespakketten zijn in de basis heel overzichtelijk. Met een lespakket weet je precies wat een leerling heeft gekocht en de gevolgde lessen boek je dan gaandeweg af. Maar het wordt al snel wat ingewikkelder wanneer een leerling buiten het pakket nog extra lessen nodig heeft. Daarom is het erg belangrijk om ook hier grip op te houden. Ook in dit geval is het handig om te werken met een softwarepakket dat de tegoeden bijhoudt. Zo is het tegoed ten alle tijden inzichtelijk voor zowel de administratief medewerker, de instructeur en de leerling zelf. En wordt er een extra les buiten het pakket geboekt, dan komt deze natuurlijk niet alleen automatisch terug in de tegoeden, deze les wordt ook automatisch gefactureerd.

Bedien ook je zakelijke klant

Met rijschoolsoftware kun je ook je zakelijke klant veel sneller bedienen. Zo kun je vanuit de nieuwe lead direct contact opnemen met bedrijven. Reserveer alvast plaatsen voor je klanten en plan kandidaten in voor een cursus of code 95.

Dus verlaag als rijschool ook je overhead door slimme automatisering met software.