Tips bij het maken en implementeren van een standard operating procedure (SOP)

Een standard operating procedure (of SOP) is een stap-voor-stap uitgeschreven werkbeschrijving die in veel werkomgevingen worden gebruikt. Voorbeelden van sectoren waar ze veel gebruikt worden zijn de farmaceutische industrie, de luchtvaart en het leger. Het doel is om output-kwaliteit en efficiëntie te maximaliseren. Dit is belangrijk in bedrijfstakken waarin vanuit regelgeving, toezichthouders of de publieke opinie grote consequenties uitgaan als het ze niet (consistent) lukt om bepaalde kwaliteitsdoelen te behalen en/of waar efficiëntie belangrijk is om winstgevend te kunnen zijn.
In dit artikel geven we je wat tips voor het implementeren van standard operating procedures (SOPs).

Belangrijke onderdelen van een SOP

• Het doel: wat dient er bereikt te worden en waarom is dit belangrijk?
• Gebruik: in welke werkomgevingen wordt de standard operating procedure gebruikt?
• Stappenplan: hoe wordt het uitgevoerd, wat is hiervoor benodigd en in welke volgorde dienen de verschillende onderdelen te worden uitgevoerd?
• Verantwoordelijkheden: wie is verantwoordelijk voor de (deel)uitkomsten en wie mag welk onderdeel van het standard operating procedure (SOP) uitvoeren?
• Documentatie: wat moet er door wie gedocumenteerd worden? Waar dient de documentatie plaats te vinden en waar dient dit over te gaan?

Dit zijn allemaal onderdelen van een standard operating (of SOP)-procedure.

Aanpak bij het maken van een standard operating procedure

1. Voorbereiding: hoe ziet het proces eruit? Welke hoofdstappen zijn er te identificeren?
2. Maak een concept: maak een overzicht van alle activiteiten. Werk op basis hiervan een eerste versie van de SOP uit.
3. Test de conceptversie: vraag een collega om het concept dat je in de vorige stap hebt uitgewerkt te testen. Vraag hem of haar om feedback en werk het concept op basis hiervan uit tot een volwaardige standard operating procedure.
4. Valideer de uitgewerkte versie: vraag het management om de SOP-versie die je hebt uitgewerkt te valideren.
5. Trainen en delen: werk een training uit, zodat mensen op belangrijke posities in de organisatie kennis nemen van het bestaan van het document. Hang het ook ergens op waar veel mensen het zien, zodat ook mensen die geen deel hebben genomen aan de training ‘m kunnen zien. En de mensen die aan de training hebben deelgenomen, worden zo herinnerd aan het bestaan van de SOP.