Automatische rittenregistratie systemen gebruiken zonder dat je ergens aan vast zit

Je houdt als zakelijke je privékilometers bij om bijtelling te voorkomen. Op het moment dat het aantal privékilometers 500 kilometer of minder per kalenderjaar is, kun je een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. En afgeven aan je werkgever. Zo voorkom je bijtelling. Echter, levert het bijhouden ervan vaak ook vragen op. Zo kun je je afvragen waar rittenregistratie zonder abonnement aan moet voldoen, wat de eisen van de Belastingdienst zijn en wat automatische rittenregistratie in houdt. Dit blog geeft hier antwoord op.

Rittenregistratie is dus erg handig voor mensen die hun leaseauto of auto van de zaak weleens privé gebruikt, maar wel onder de 500 gereden kilometers in het kalenderjaar blijft. Een sluitende rittenregistratie zorgt er dus voor dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Wil je er nu zeker van zijn dat jij de fiscus een betrouwbaar stuk bewijs aanlevert, dan kun je niet om een automatische rittenregistratie heen.

De rittenadministratie details

De regeling van de Belastingdienst lijkt vrij simpel, maar niets lijkt minder waar. Een foutje is natuurlijk zo gemaakt. Zo kun je al snel ene keer met de zakelijke auto naar de supermarkt of je brengt de kinderen voor het werk nog even langs de opvang. Woon-werkverkeer behoort dan wel tot de zakelijke kilometers, maar dat ritje naar de opvang behoort toch echt onder de privékilometers. En laten die privékilometers nu zijn waar ook de Belastingdienst op let.

Stel dat je met de auto van de zaak 11 maanden geen privékilometers rijdt en in de twaalfde maand 550 kilometer, dan betaal je gewoon bijtelling over het hele jaar.

Ook betaal je bijtelling als je bijvoorbeeld van 1 januari tot en met 31 maart 200 kilometer per maand met een voertuig van je werkgever privé rijdt. Want omgerekend naar een heel kalenderjaar is dit een totaal van 800 privékilometers. In dit geval moet jouw werkgever over de maanden januari, februari en maart de bijtelling bij je loon tellen.

Gereden ritten bijhouden

Een gereden rit kan handmatig of automatisch bijgehouden worden. Een automatische rittenregistratie, ook wel een rittenregistratiesysteem of RRS genoemd, zorgt ervoor dat de rittenregistratie automatisch wordt bijgehouden zodra je in de auto stapt. Enkele mogelijkheden zijn van rittenregistratiesystemen zijn:

• Eenvoudige GPS-apparatuur
• Ingebouwde rittenregistratie-systemen
• Apps
• Track & Trace

Een sluitende rittenregistratie

Op het moment dat je geen gebruikt maakt van een rittenregistratiesystemen, dan moet je ervoor zorgen dat de onderstaande gegevens in je administratie zijn bijgehouden:

• Auto merk en type;
• Kenteken van de auto;
• De periode waarin de auto gebruikt is;
• De ritgegevens;
• Aantal afgelegde kilometers per rit.

Per rit moet het volgende worden vermeld:

• Ritdatum;
• Kilometerstand (begin- en eindstand);
• Vertrek- en aankomstadres en indien van toepassing het tussengelegen adres;
• Rit aardt (privé- of zakelijk);
• Privé-omrijkilometers als deze tijdens een zakelijke rit zijn gereden;
• Reden afwijkende route bij afwijking van de meest gebruikelijke route.

De uitzonderingen

Voor de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bestaan er voor bijvoorbeeld rijinstructeurs en ‘hikers’ (mensen die zakenauto’s ophalen en wegbrengen) eb berijders van bestelauto’s uitzonderingen. Deze uitzonderingen en bijbehorende regels worden op de website van de Belastingdienst vermeld.

Naheffingen voorkomen

Een onterechte of te laat ingediende administratie kan leiden tot hoge boetes. Verklaringen dienen actueel te zijn. Ook moet je letten op het feit dat je wijzigingen als een nieuwe auto en het overschrijden van de 500 kilometer op tijd doorgeeft aan de Belastingdienst en je werkgever.

Automatische rittenregistratie dekt de risico’s op het maken van fouten en het vergeten van belangrijke wijzigingen af. Een RRS houdt alle benodigde gegevens voor de fiscus voor je bij. Gegevens worden in een overzichtelijk en persoonlijk dashboard getoond. Deze gegevens kunnen eenvoudig worden gedownload en geanalyseerd. Rittenregistratie zonder abonnement is in combinatie met GPS Auto Tracker ook te gebruiken voor route optimalisatie, rijgedrag analyse en het verbeteren van de effectiviteit van bedrijfsprocessen.